Quale servizio scegliere per la ristorazione aziendale? 3 fattori per scegliere

La ristorazione aziendale comprende tutti quei servizi che permettono ai dipendenti di consumare pasti sul luogo di lavoro, attraverso soluzioni che vanno dalla classica mensa interna alle nuove formule digitali o “diffuse”. 

Non si tratta più solo di mensa tradizionale: oggi il servizio può essere personalizzato e gestito anche tramite ristoranti convenzionati, smart locker, food delivery interno o app digitali dedicate. 
Ogni modello nasce per rispondere a esigenze diverse: dal controllo dei costi alla flessibilità degli orari, dall’attenzione al benessere dei lavoratori fino alla sostenibilità. 

Le principali tipologie di servizio sono: 

• Mensa aziendale interna: offre pasti caldi in azienda, spesso con cucina e personale dedicato o affidato in appalto. 
• Mensa diffusa o convenzionata: permette di accedere a una rete di locali convenzionati, bar o ristoranti vicini, spesso tramite app o voucher digitali. 

Entrambe le soluzioni puntano a migliorare la pausa pranzo dei dipendenti e rappresentano una leva fondamentale nel welfare aziendale moderno. L’evoluzione della ristorazione aziendale risponde infatti ai bisogni delle imprese che vogliono attrarre e fidelizzare talenti, ottimizzare i costi e offrire un ambiente di lavoro più sano e inclusivo.  

Perché è importante scegliere con attenzione il servizio di ristorazione aziendale?

Scegliere in modo consapevole il servizio di ristorazione aziendale significa incidere direttamente sul benessere psico-fisico dei dipendenti e sull’efficienza complessiva dell’azienda. Una scelta superficiale può comportare insoddisfazione, calo della produttività e gestione complessa dei costi. 
Dati recenti confermano che la mensa aziendale e servizi simili sono ormai tra i benefit più richiesti e apprezzati dai lavoratori italiani, che associano la pausa pranzo non solo a un’esigenza nutrizionale, ma anche a un momento di equilibrio tra lavoro e vita privata. 

Impatto sul benessere dei dipendenti 

La presenza di un servizio mensa favorisce una corretta alimentazione e contribuisce a un migliore equilibrio tra vita lavorativa e privata. 
Secondo la survey Aon – Benefits and Trends Italia 2022-2023, oltre il 51% dei lavoratori ritiene il datore di lavoro responsabile della propria salute e benessere, aspettandosi un reale impegno anche nella proposta di servizi di ristorazione di qualità. 

Risultati delle ultime ricerche: 

• Molti lavoratori scelgono di portare il pranzo da casa (38%), spesso a causa del caro vita o della scarsa offerta dei ristoranti nelle vicinanze. 
• Solo il 16% utilizza la mensa aziendale, ma la richiesta di soluzioni più personalizzate e flessibili è in crescita. 
• Una pausa pranzo organizzata e variegata migliora la percezione del benessere e la soddisfazione sul luogo di lavoro. 

Effetti su produttività e clima aziendale 

Offrire un servizio di ristorazione aziendale adeguato non è solo un gesto di attenzione: si traduce in una maggiore produttività e in un clima aziendale più sereno. 
Favorire la socializzazione tra colleghi durante la pausa pranzo contribuisce a ridurre lo stress, aumenta il senso di appartenenza e sostiene la motivazione. 

Inoltre, le aziende che investono nel wellbeing aziendale (anche attraverso soluzioni di mensa, mensa diffusa o servizi digitalizzati) risultano più attrattive per nuovi talenti e trattengono più facilmente le proprie risorse.  

I 3 fattori chiave per scegliere il servizio di ristorazione aziendale 

La decisione su quale servizio di ristorazione adottare deve basarsi su criteri oggettivi e sulle reali esigenze di azienda e dipendenti. Questi tre fattori sono fondamentali per una scelta efficace e sostenibile nel tempo. 

1. Qualità e varietà dell’offerta alimentare

La qualità del cibo, la varietà dei menù e la possibilità di personalizzazione sono aspetti centrali. I dipendenti apprezzano soluzioni che permettono di seguire una dieta equilibrata, alternare piatti sani e gustosi e, dove necessario, soddisfare esigenze specifiche (allergie, intolleranze, regimi alimentari particolari). 
Secondo l’Osservatorio Immagino 2024, cresce l’interesse verso prodotti “free from”, ricchi di nutrienti, senza glutine o lattosio, e le aziende che offrono una selezione di piatti salutari sono percepite come più attente al benessere del personale. 

Un servizio di ristorazione aziendale moderno deve prevedere menù vari, ingredienti di qualità e attenzione alla trasparenza: indicare sempre allergeni e composizione dei piatti è ormai uno standard richiesto. 

2. Soluzioni organizzative e flessibilità del servizio

Non tutte le aziende dispongono di spazi idonei per una mensa interna tradizionale, ma oggi esistono numerose alternative: 
dalla mensa diffusa (rete di locali convenzionati) a smart locker refrigerati e food delivery in azienda. La possibilità di adattare il servizio alle dimensioni dell’impresa e alle nuove modalità di lavoro (come lo smart working) rappresenta un plus per la soddisfazione di tutti. 

Esempi pratici: 

• Le aziende più grandi possono scegliere mense interne personalizzabili, con menu dedicati. 
• Le realtà medio-piccole possono optare per mense diffuse, app di prenotazione, o servizi di delivery dedicato. 

Scegliere soluzioni flessibili permette di gestire meglio logistica, costi e preferenze dei dipendenti. 

3. Sostenibilità economica e gestione dei costi

Il fattore economico è spesso quello che preoccupa di più le aziende. Tuttavia, valutando attentamente il rapporto tra costi e benefici (in termini di produttività, retention e clima aziendale), la ristorazione collettiva può diventare un investimento strategico. 

Innovazioni come la mensa diffusa o i ristoranti “chiavi in mano” consentono di ottimizzare la spesa e adattare il servizio alle diverse esigenze aziendali. 

Inoltre, le aziende possono beneficiare di vantaggi fiscali (IVA agevolata, detrazione delle spese) e di una gestione più efficiente tramite contratti personalizzati e soluzioni digitali. 

Domande da porsi prima di scegliere il servizio di ristorazione aziendale 

Prima di selezionare un servizio di ristorazione aziendale, è utile porsi alcune domande chiave. Questo aiuta a valutare tutte le esigenze specifiche dell’azienda e a evitare scelte affrettate o poco efficaci. 

Le principali domande da considerare sono: 

• Quali sono le reali esigenze dei dipendenti? 
  Preferiscono pasti caldi e completi, opzioni veloci o maggiore varietà? Ci sono richieste particolari legate a diete, allergie o intolleranze? 
• L’azienda dispone di spazi adeguati per una mensa interna, oppure è meglio valutare soluzioni flessibili come mensa diffusa o delivery? 
  La struttura aziendale e il numero di dipendenti condizionano fortemente la scelta. 
• Qual è il budget disponibile e quali costi aggiuntivi si devono considerare? 
  Oltre al prezzo dei pasti, è importante valutare costi di gestione, logistica e manutenzione degli spazi o delle attrezzature. 
• Quanto conta la sostenibilità ambientale e la provenienza degli alimenti per l’azienda e i dipendenti? 
  Scegliere servizi che offrono cibi locali, menù stagionali o packaging sostenibile può fare la differenza sul clima aziendale e sull’immagine dell’impresa. 
• Che livello di flessibilità serve in termini di orari, prenotazione e modalità di fruizione? 
  Aziende con lavoratori in smart working o turni particolari possono preferire soluzioni più agili e digitali. 

Rispondere a queste domande permette di impostare un confronto efficace tra i diversi fornitori, scegliere la formula più adatta e prevenire criticità nel medio-lungo periodo. 

Errori da evitare nella scelta della ristorazione aziendale 

• Scarsa analisi delle reali esigenze aziendali: scegliere una soluzione solo in base al costo, senza valutare le necessità specifiche di spazi, orari e preferenze alimentari, rischia di compromettere il successo del servizio. 
• Trascurare la qualità e la sicurezza alimentare: affidarsi a fornitori senza verificare standard igienici, trasparenza sugli ingredienti e gestione delle intolleranze può mettere a rischio la salute dei dipendenti e la reputazione dell’azienda. 
• Ignorare la flessibilità e la digitalizzazione: non considerare le soluzioni più innovative, come la mensa diffusa o i sistemi digitali di prenotazione, può significare perdere opportunità di ottimizzazione logistica e soddisfazione del personale. 
• Non coinvolgere i dipendenti nelle scelte: imporre un modello senza ascoltare le opinioni degli utenti finali riduce l’adozione del servizio e aumenta la probabilità di insoddisfazione. 
• Dimenticare la gestione post-attivazione: non pianificare monitoraggi periodici, feedback e possibilità di miglioramento continuo rischia di far decadere la qualità nel tempo. 

Evitare questi errori permette di impostare un servizio di ristorazione aziendale realmente efficace, apprezzato e sostenibile. 

Benessere, abitudini alimentari e nuovi trend nella pausa pranzo 

Negli ultimi anni, le abitudini alimentari dei lavoratori italiani sono profondamente cambiate. 
Quasi un italiano su tre pranza ancora alla scrivania, spesso per mancanza di tempo o per risparmiare. Questo fenomeno è più diffuso tra le donne (32%) e si lega all’aumento del costo della vita. 

Secondo le indagini più recenti, il 38% dei lavoratori si porta il pranzo da casa, con l’obiettivo di mangiare in modo più sano rispetto ai ristoranti vicini. Solo il 16% utilizza la mensa aziendale, mentre l’11% mangia al ristorante. Tuttavia, appena il 25% giudica davvero corretta la propria alimentazione durante la giornata lavorativa. I principali motivi di insoddisfazione sono la scarsità di tempo (53%), la poca varietà dei cibi (39%) e la qualità non sempre elevata (26%). 

L’importanza della pausa pranzo per il wellbeing aziendale 

L’alimentazione è sempre più centrale per la salute dei lavoratori. 
Secondo l’Osservatorio Opinion Leader 4 Future, il 71% degli italiani considera una dieta sana un elemento fondamentale per vivere in salute, con una percentuale che sale al 78% tra le donne. 

Il tempo limitato, però, rende difficile organizzare pasti completi. È per questo che le aziende dovrebbero considerare la mensa come uno strumento funzionale per migliorare il wellbeing aziendale e la soddisfazione dei dipendenti. L’89,2% degli occupati desidera un welfare personalizzato e flessibile (Rapporto Censis-Eudaimon): offrire un servizio mensa efficiente, all’interno di un piano di welfare moderno, contribuisce concretamente al benessere psico-fisico, favorisce la socializzazione e migliora la produttività.